Pagamento: nunca 100% antes de produzir
A estrutura padrão e sensata é T/T 30/70: 30% de adiantamento no pedido, 70% contra o relatório de inspeção pré-embarque (ou cópia do B/L em pedidos repetidos de confiança). Um fornecedor que exige 100% adiantado está sem capital ou quer transferir o risco para você — ambos preveem problemas de entrega. Primeiros pedidos podem ir 50/50 como meio-termo, mas mantenha o saldo ligado a evidência: fotos, relatório de QC do lote, lista de números de série. Qualquer fornecedor que se recuse a aceitar pagamento contra evidência está dizendo como será a disputa depois.
Prazo: escreva o número e a consequência
"Cerca de 2-3 semanas" não é um prazo; é um humor. Uma cláusula funcional diz: despacho dentro de N dias úteis após o recebimento do adiantamento, confirmado por fatura pró-forma; penalidade de 0,5% do valor do pedido por semana de atraso, limitada a 5%. Fornecedores aceitam isso rotineiramente quando a produção é realmente própria — e uma fábrica que hesita diante de seus próprios compromissos de capacidade acabou de dizer que os pedidos são intermediados. Fixe também o limite de força maior: falta de componentes acontece, mas "outro cliente teve prioridade" não é força maior.
Termos de envio: escolha o Incoterm que consegue gerenciar
EXW Shenzhen dá o menor preço unitário e toda a responsabilidade de frete — certo para compradores com despachante na China, errado para um primeiro pedido. FOB Shenzhen significa que a fábrica carrega o contêiner e você o toma do navio: o padrão sensato. Para um pedido de teste misto de 50–200 peças, o expresso aéreo (DAP) geralmente supera o marítimo no custo total posto, uma vez contadas as tarifas portuárias. Escolha o que escolher, ponha o código Incoterm e o ponto nomeado na fatura — "FOB China" é onde nascem disputas; "FOB Shekou, Shenzhen" não.
A cláusula de defeitos que cabe numa frase
"Defeitos de fabricação confirmados reportados dentro de 24 meses da data do B/L são substituídos sem custo no próximo envio; decisão de substituição com evidência fotográfica ou log DDM para quantidades abaixo de 10 peças, RMA caso contrário." Essa frase única cobre a janela, o padrão de evidência e a logística. Compare com o subterfúgio favorito do setor — "garantia conforme nossa política padrão" — que significa o que decidirem que significa na hora. Imprima a frase no pedido; a reação do fornecedor diz mais que três ligações de referência.
Documentação: o que deve chegar fisicamente
Cinco documentos, acordados antecipadamente: fatura comercial com códigos HS, lista de embalagem com quantidades por caixa, relatório de QC por lote com faixas de série, registros DDM de amostras de teste, e cópias de certificados dos modelos pedidos (CE/FCC/RoHS quando aplicável — nunca de modelos não pedidos). Quem importa para a Indonésia deve acrescentar: idioma de certificados apto para referência SDPPI/TKDN quando pertinente. Cada documento é trivial para uma fábrica com registros reais e impossível para uma sem eles — e esse é exatamente o sentido de pedir.
