Paiement : jamais 100 % avant la production
La structure standard et saine est T/T 30/70 : 30 % d'acompte à la commande, 70 % contre le rapport d'inspection avant expédition (ou une copie du B/L pour les commandes récurrentes de confiance). Un fournisseur exigeant 100 % d'avance manque de trésorerie ou transfère le risque vers vous — les deux prédisent des problèmes de livraison. Les premières commandes peuvent passer en 50/50 comme compromis, mais liez le solde à des preuves : photos, rapport qualité du lot, liste des numéros de série. Un fournisseur qui refuse un paiement contre preuve vous dit comment se passera le litige ensuite.
Délai : écrivez le chiffre et la conséquence
«Environ 2-3 semaines» n'est pas un délai ; c'est une humeur. Une clause praticable dit : expédition sous N jours ouvrés après réception de l'acompte, confirmée par facture proforma ; pénalité de 0,5 % de la valeur de commande par semaine de retard, plafonnée à 5 %. Les fournisseurs l'acceptent couramment quand la production est réellement interne — et une usine qui conteste ses propres engagements de capacité vient de vous dire que les commandes sont courtisées. Fixez aussi la frontière de force majeure : la pénurie de composants arrive, mais « un autre client a eu la priorité » n'est pas de la force majeure.
Conditions d'expédition : choisissez l'Incoterm que vous savez gérer
EXW Shenzhen donne le prix unitaire le plus bas et l'entière responsabilité du fret — juste pour les acheteurs ayant un transitaire en Chine, faux pour une première commande. FOB Shenzhen signifie que l'usine charge le conteneur et vous le prenez du navire : le défaut sain. Pour une commande d'essai mixte de 50–200 pièces, l'express aérien (DAP) bat souvent le maritime au coût rendu une fois les frais portuaires comptés. Quel que soit votre choix, mettez le code Incoterm et le point nommé sur la facture — « FOB China » est le berceau des litiges ; « FOB Shekou, Shenzhen » non.
La clause de défauts qui tient en une phrase
« Les défauts de fabrication confirmés signalés dans les 24 mois suivant la date du B/L sont remplacés gratuitement dans l'expédition suivante ; décision de remplacement sur preuve photographique ou journal DDM pour des quantités sous 10 pièces, RMA sinon. » Cette seule phrase couvre la fenêtre, le standard de preuve et la logistique. Comparez avec la pirouette préférée du secteur — « garantie selon notre politique standard » — qui signifie ce qu'ils décideront sur le moment. Imprimez la phrase sur le bon de commande ; la réaction du fournisseur en dit plus que trois appels de référence.
Documentation : ce qui doit arriver physiquement
Cinq documents, convenus à l'avance : facture commerciale avec codes HS, liste de colisage avec quantités par carton, rapport qualité par lot avec plages de série, relevés DDM d'échantillons testés, copies de certificats des modèles commandés (CE/FCC/RoHS selon le cas — jamais pour des modèles non commandés). Les acheteurs important vers l'Indonésie ajouteront : un libellé de certificats exploitable pour référence SDPPI/TKDN le cas échéant. Chaque document est anodin pour une usine qui tient de vrais registres et impossible pour une autre — c'est exactement tout l'intérêt de la demande.
